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第1章 MS Officeを活用した、自己紹介資料の作成方法と手順①

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職種: 情報通信業,専門・技術サービス業,その他
こんにちは、渡辺事務所代表の渡辺達文と申します。
私はシステム会社に勤めた後、2012年に独立しました。現在は、国内外の企業団体様に対し、ITを中心とした業務コンサルティングや企業顧問等をさせております。

本連載コラムでは、ビジネスの現場ですぐに活用出来るMS OfficeのWORD、EXCEL、POWER POINT等のスキルを身につけていただきます。

今回は、ビジネスの基本となるWordを活用した、自己紹介資料の作成方法と手順について2回に渡り解説いたします。第一回は、自己紹介資料作成の重要性と、場面毎の伝えるべき内容について、です。

紹介資料の作成スキルは、いつ役に立つか

いつも同じ人といる環境では、自分のことや所属している組織のことを人に紹介することは少ないと思います。しかし、外のコミュニティと関わるときや新しい環境に入るとき等は、人に自分のコト等を上手に紹介(プレゼン)する必要に迫られることがあります。

自己紹介というのは子供でもできるので一見簡単なことのように見えますが、意外にコツが必要だったりします。例えば、いままでにこんなことはありませんでしたか
? 自己紹介をした後で「あ、あれも言えばよかった」と後悔したこと。
? (趣味などの)活動内容を伝えたつもりが、伝わっていなかったこと。

プライベートでは紹介がうまくできなくても、あまり支障はないかもしれませんが、これがビジネス等においてはそうとも限りません。一度紹介の機会を無駄にしてしまうと、その分を取り返すことが困難になるケースは多々あります。

たとえば、次のような場面では、紹介の準備が十分にできているかどうかが、その後の仕事に大きく影響します。
? フリーランスとして飛び回っていて、交流会で自己紹介をするとき。
? 複数の企業とのコンペで、自分の会社を選んで欲しいとき。

紹介の時に気をつけるべきこと

自己紹介等をするときには、その場面に合わせ、適切な方法でやる必要があります。
例えば、一般的には自己紹介をする場合は、
? あらかじめ話す内容をまとめ、
? いい姿勢で、
? 相手の方に目を向けながら、
? ハッキリとした声で話すこと
等が求められます。

この授業は自己紹介を上手に見せるための授業ではないので、紹介の内容をまとめたり、文書化したりするときに役立つ知識を解説していきます。

紹介のときに何を伝えるべきか

自己紹介等では、自分から相手に対して何を伝えるべきでしょうか。ほとんどの場合、氏名は紹介することになるでしょうが、場面ごとに必要な項目は異なります。

例えば、自己紹介をする場面としては、以下のような場面が想定されます。
? 友達の紹介で別の学校の人と会うとき
? 就職活動のとき
? アルバイトの面接
? 趣味の集まりで初対面の人と会うとき
? 仕事ではじめてのプロジェクトに入ったとき

では、ここで自己紹介をする機会と、そこで伝えるべき内容について考えてみましょう

自己紹介ワーク(目安時間10分)

自己紹介が必要になる場面と、そこで伝えるべき内容を想定し、以下の表に書き込んでみてください。書き出せたら、近くの人と紙を交換してください。交換した相手の記載内容をレビューし、フィードバック(例「自己紹介の場面設定が面白い」「書いてあるこの項目が興味深い」「他にもこういう項目があると良いのではないか」など、良い点・改善点を含む、相手にとって有益な指摘)をしてください。


自己紹介のときに必要なポイント

参考までに、自己紹介の場面ごとの話す内容の例をご案内します。


次ページでは、実際にWORDを使用して資料作成する方法や、職場でのワークについて解説します。

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