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第2章「効率よく会議を進めるための「アジェンダ」と「議事録」の作成技術」① アジェンダ編

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職種: 情報通信業,専門・技術サービス業,その他
こんにちは、渡辺事務所代表の渡辺達文と申します。
私はシステム会社に勤めた後、2012年に独立しました。現在は、国内外の企業団体様に対し、ITを中心とした業務コンサルティングや企業顧問等をさせております。

本連載コラムでは、ビジネスの現場ですぐに活用出来るMS OfficeのWORD、EXCEL、POWER POINT等のスキルを身につけていただきます。

今回は、「効率よく会議を進めるための「アジェンダ」と「議事録」の作成技術」についてです。

「・・・効率悪いな」と感じる会議はありませんでしたか

組織に属している人の多くは、会議・打ち合わせ・ミーティング(MTG)などと呼ばれるものに参加した経験があると思います。例えば、イベントの打ち合わせ・進捗報告会・定例会議・学級会議などです。

複数の人が集まれば、形式上は会議というものを開くことは出来ます。
しかし、効率性や有効性は会議によってまちまちです。例えば、今までにこんな経験はありませんでしたか

1. 話し合いをするためにわざわざ時間を取って集まったが、話し合いの目的が不明確で、まとまりのない会議になってしまった。
2. 話し合いで、書記の立場になったが、みんなの話すスピードが早いし、何を書けば良いのかわからなくなった。

1.については、会議を開く前に「何を話すか」の目的が明らかになっていないときや、参加者に共有されていないときに起こりがちです。
2.については、書記の立場の人が会議の目的を把握していないときや、議事録作成に慣れていないときに起こりがちです。

こういった会議のときの困り事を防ぐため、「アジェンダ」と「議事録」の作成技術を学ぶことがとても大切です。

用語と定義

この講義で出てくる用語と定義を下表に示します。
「効率よく会議を進めるための「アジェンダ」と「議事録」の作成技術」  会議でアジェンダを使う理由

アジェンダは、進行役の人等が会議前にあらかじめ作成します。そして、会議開始前か会議冒頭に参加者に配布して使います。
このアジェンダの有無によって会議がどう変わるかを下表に示します。


-なお、アジェンダはとても便利なものですが、作成には時間や手間がかかるため、使わないこともあります。

例えば、以下に記載したようなケースでは、アジェンダを用いないこともあります。

? 突発的に会議が開かれた場合
? ごく少人数の場合
? それまでのやりとりから、既に目的等が明確であり、参加者に共有されている場合
アジェンダ例
アジェンダの例を次ページに紹介します。


【課題201】アジェンダ作成ワーク(目安時間10分~)

以下の条件でアジェンダを作成してください。

? WORD
? A4、1枚
? 設定は以下の通り
? 来週月曜の13時から30分、101会議室で行う
? 参加者は、「田中」「中山」「山田」とあなたの4名
? テーマは「システム改修」について
? 田中が「個人情報保護法改正関連」を15分、山田が「営業部からの要望」を15分話す。いまのところ、配布資料の情報は確認できていない(空欄にしておくか、「不明」と記載すれば足りるものとする)。

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