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第14章 マネジメントシステム(MS)の文書化の方法について

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職種: 情報通信業,専門・技術サービス業,その他
こんにちは、渡辺事務所代表の渡辺達文と申します。
私はシステム会社に勤めた後、2012年に独立しました。現在は、国内外の企業団体様に対し、ITを中心とした業務コンサルティングや企業顧問等をさせております。

本連載コラムでは、ビジネスの現場ですぐに活用出来るMS OfficeのWORD、EXCEL、POWER POINT等のスキルを身につけていただきます。

前回のコラムでは、ITにおけるリスクマネジメントについて解説しました。

今回の授業では、マネジメントシステムの国際規格であるISOを中心に話を進めていきます。「ISOという言葉は聞いたことある」「しかし、実際にISOがどんなものかは見たことがない」という方が、ISOの文書をもう一歩踏み込んで分かるようになり。また、最後に審査の目線からISOを見ることも行います。


そもそもマネジメントシステム(MS)とは何か

日本工業規格JIS Q 19011:2012マネジメントシステム監査のための指針では以下のように定義されています。

マネジメントシステム(management system)方針及び目標を定め,その目標を達成するためのシステム。出典:http://kikakurui.com/q/Q19011-2012-01.html※ JISとは、ISOを日本国内で円滑に使うために日本語に翻訳されたもの。

マネジメントシステム(MS)は文書化されていることが多いです。
そして、MS文書はほぼOfficeで作られるので、Officeの操作になれることで、MSをスマートに構築できる様になります。
ISOと皆さんの関わり方

ISOのMSは、皆さんの仕事でどのように関わるでしょうかいくつか以下に列挙します。

(ア) 従業員として、MSに沿った仕事をする
(イ) 経営者として、会社を運営するためにMSを活用する
(ウ) コンサルタントとして他社のMS構築を手伝う
(エ) 審査員としてISO等の認証のあるMSが実際に機能しているかをチェックする

多くの場合は(ア)として関わることが多いと思いますが、それ以外の方法でかかわる可能性ももちろんありえます。また、ISOは国際規格なので、もし審査員になった場合、海外でも仕事をすることができます。

ISOとMSの対応

ISO9001品質マネジメントシステム
QMS(Quality Management System)

ISO14001環境マネジメントシステム
EMS(Environmental Management System

ISO15001個人情報保護マネジメントシステム
PMS(Personal information protection Management Systems)

ISO27001情報セキュリティマネジメントシステム
ISMS(Information Security Management System)

実際のものを見てみる。

「iso 9001 ひな形」でググってみてください。
http://www.scott-m.com/iso9001/doc-list.html こちらのサイトを見ると文書メインのQMSを読むことができると思います。

しかし、実際問題、文書ばかりだと使いにくいので、うまく図を使ったりしてどこも運用しています。現役ISOコンサルタントが使っている図を上手く使った例をご紹介します。

(サンプル「株式会社Kei 年間マネジメントプロセス【CAP-Do】」)

※次ページの図は、WORDの表と図形を使って作成されています。?【課題1401】上のMSのCAP-Doについて(目安20分~)

CAP-DoとはPDCAを変形させたものです。この、CAP-Doについて、以下の観点で調べたものを提出してください。WORDファイルで適宜レイアウトは工夫してください。

【観点1】PDCAとは何かP・D・C・Aのそれぞれの意味
【観点2】CAP-DoとPDCAの違いは何か

(+α:時間に余裕があれば、以下についても記載してください)
【観点3】PDCAとDCAPの違いは何か


用語の説明

用語の説明は、ISOもしくはJISの用語と定義に記載があります。
http://kikakurui.com/q/Q19011-2012-01.html などをご覧になってください。

「MS規格要求箇条」とはなんだ

サンプルの一番右の列にあるMS規格要求箇条とは何でしょうか
実は、この番号はとても重要な意味があるのです。この番号は、ISOの規格の番号を示しています。これがあることで、マニュアルとISOの規格が紐づくようになっています。

http://kikakurui.com/q/Q9001-2015-01.html で実際の規格を見てみてください。

【課題1402】審査してみよう(目安30分~)

規格を読みましたか
この規格(ルール)をもとに、会社の運営がルールに沿っているかを見るのが審査員です。(あくまで、ルールに則っているかをチェックします。なので、業績の良し悪しや不良品の数などでは判断できません。)

この課題では、審査員の目線に立って、規格に合っているかチェックして、不適合報告書をWORDで書いてください(WORDファイルは先ほどの課題1401と同じファイルで構いません。改ページをして、次ページに記載してください)。

読んでいただくのは以下の文章です。


不適合報告書は次のページにあるものを参考にしてください。

? タイトルはゴシック体で、本文は明朝体にしてください。
? 項目は次ページの通りとしてください。
? 不適合の内容を1つ書いていますが、あともう1つ書くことができます。5.1.1. b)の書き方を真似して書いてみてください。


次回は、第15章アンケートの作成方法について解説します。

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