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第10章 初心者でも簡単に出来る、情報システムにおけるマニュアル作成の方法

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職種: 情報通信業,専門・技術サービス業,その他
こんにちは、IT業務コンサルティング渡辺事務所代表の渡辺達文と申します。
私はシステム会社に勤めた後、2012年に独立しました。現在は、国内外の企業団体様に対し、ITを中心とした業務コンサルティングや企業顧問等をさせております。

本連載コラムでは、ビジネスの現場ですぐに活用出来るMS OfficeのWORD、EXCEL、POWER POINT等のスキルを身につけていただきます。

今回は、初心者でも簡単に出来る、情報システムにおけるマニュアル作成の方法です。


情報システムにおけるマニュアル
今回のコラムで取り扱うマニュアルとは、家電製品を買ったときについてくるマニュアル(手引書、説明書)と基本的には同じものです。しかし、利用シーンは異なります。

情報システムに携わる場合、以下のような場面においてマニュアルを活用します。
自分たちの業務の手順を統一したいとき
自分たちが作ったシステムの納品物としてマニュアルが必要な時

マニュアルを作るときのコツは
1.見て分かること
2.知りたいものを探せること
3.更新しやすいこと
などありますが、このコラムではマニュアルを作るときに役立つWORDの操作について解説します。

用語と解説

マニュアル作成において関係する用語とその解説を以下に示します。


マニュアルのベース作成

マニュアルの基本設定を組み込んだWORDファイルを作ります。





上の設定について簡単に解説します。



【課題1001】メール送信部分のマニュアル作成(目安時間30分)

先ほど作成したマニュアル内で「メール送信のやり方」の手順を作成してください。
条件は以下の通りです。
初めてイントラを触った人でも使い方が分かること
このイントラを使う上での注意事項があれば、ちゃんと注意を促すこと
分かりにくいところは大量の文章を書くのではなく、イラストや画面キャプチャを入れること
(キーボードの「prt sc」を押すと、画面キャプチャをとれます。そのままCtrl+Vでワードに貼り付け、右クリック⇒トリミングとすると、加工できます。)
最大で2ページ以内に収めること
バージョンは0.9にすること

【課題1001+α】バージョン1.0へ(目安時間10分)

1.他の人にマニュアルを見てもらって1つ以上指摘をもらい、修正してください。
2.それができたら、表紙のVer0.9をVer1.0として提出してください。

次回は、第11章 業務テンプレートの作成手順 です。

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