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第11章 業務テンプレートの作成手順

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職種: 情報通信業,専門・技術サービス業,その他
こんにちは、渡辺事務所代表の渡辺達文と申します。
私はシステム会社に勤めた後、2012年に独立しました。現在は、国内外の企業団体様に対し、ITを中心とした業務コンサルティングや企業顧問等をさせております。

本連載コラムでは、ビジネスの現場ですぐに活用出来るMS OfficeのWORD、EXCEL、POWER POINT等のスキルを身につけていただきます。

今回は、業務を簡略化してくれるテンプレートの作成方法についてです。

テンプレートのススメ

テンプレートとは、ひな形、様式等と言われるものです。
毎回すべてゼロから作っていると時間がかかってしまいます。
テンプレートを使うことで、効率的に仕事を進めることができます。

また、テンプレートは、テンプレートを扱うためのマニュアル(手順書)と一緒に用いられることが多くあります。


業務のやり方は職場によってそれぞれです。
自分達に合ったテンプレートを作る/活用することが大切です。

差し込み文書

差し込み文書を使ったテンプレートの活用例を紹介します。(WORDで作ったテンプレートにエクセルのデータ一覧を流し込む方法です)

①エクセルで表を作ってください(1行目がタイトル)。

②作ったエクセルは閉じてください。
③ワードで以下のようなテンプレートを作ってください。(書式は厳密でなくて構いません。ウェブから送付状ひな形をコピーしてきても構いません。)

⑤エクセルの一覧情報を持ってきます。

⑥エクセルの情報をワードに差し込める様になったら、差し込みフィールドの挿入を使って、ワードにフィールド(項目・列)を設定してください。

⑦完成形はこのようになります。

⑧上手く差し込めているかどうかは、「結果のプレビュー」を押すと分かります。

⑨ここまでうまくできたら、EXCELの内容を実際にWORDに差し込んでみます。
「差し込み印刷」とよく言われますが「差し込み文書」は印刷以外にも活用できます。
EXCELの内容をテンプレートのWORDに差し込んだ新しいファイルを出力してみます。

⑩EXCELのデータ一覧がテンプレートに差し込まれた、新しいWORDファイルができたら成功です。

【課題1101】マニュアルからテンプレートを作る(目安30分~)

今度は、マニュアル・手順書・規定と呼ばれるものからテンプレートを作る方法を考えます。もし以下のようなプロジェクト管理マニュアルがあった場合、どのようなテンプレートを用意しておきますかEXCELで作ってみてください。


次回は、第12章としてリスクマネジメントの方法について、解説いたします。

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