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コラムサムネ

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2017.09.25

今さら聞けない電話のマナー

社会人になったときに避けて通れないのが電話対応。電話は相手の表情が見えない分、話し方や相槌の仕方などで相手に与える印象が変わってきます。また、電話は新人が出ても相手からしたら関係がないため、会社のイメージにも大きく関わってきます。そのため、電話のマナーを知らないでいると知らずに相手を不愉快な気持ちにしてしまったり、会社のイメージを悪くしてしまいます。
そんな大事な電話のマナーについて今回ご説明します。



・電話が出たら2コール以内に出る
電話が鳴ったら、3コール以内に出るのがマナーです。相手を待たせることはしてはいけません。他の業務を行っていても電話が鳴ったらその業務を止めて、メモと書くものを用意し電話に出ます。万が一3コール以内に出れなかった場合は電話に出た際に「お待たせいたしました」と最初に一言添えるのも忘れないようにしましょう。

・第一声は「もしもし」は使ってはならない
日常生活の中では電話に出たときは「もしもし、〇〇です」と言う方が多いと思います。しかし、会社では違います。会社では電話の第一声が「もしもし」はマナー違反となります。会社では「お電話ありがとうございます、〇〇です」「はい、〇〇です」と出るようにするのがビジネスマナーです。

・大きな声ではっきりと話す
これは対面で話しているときも大事ですが電話ではさらに大事なマナーとなります。電話では顔が見えない分、声だけに頼ることになります。そのため、声が小さかったり自信ないように聞こえると電話の相手は不信感を持ってしまいます。そのため、電話では大きな声ではっきりと話すようにすることが大事です。
一方で相手の話を聞き取ることが出来なかった場合は、「申し訳ございません、もう一度おねがいいたします」とお詫びを入れるようにしましょう。

・最後に復唱をする
電話番号や用件、相手のお名前などを伺ったときは最後に必ず復唱します。もし自分が聞いた内容が間違えていたら、相手の方に対して失礼にあたり、最悪こちらからの連絡が取れなくなってしまう場合があります。そんなことにならないよう、必ず最後に復唱を行うことが必要です。

・電話は静かに切る
電話が終わった後は静かに受話器を置くようにしましょう。ガチャンと音を鳴らして切るのはマナー違反です。
また相手から電話がかかってきた場合は、相手が電話を切ってから自分も受話器を置きましょう。


以上、今回は電話のビジネスマナーについてご説明いたしました。日常の電話対応と対応の仕方が違うため、最初は戸惑う方も多いでしょう。しかし、電話に出ること・電話をかけることは社会人として大事な仕事の一部です。メモをしっかり取って落ち着いて対応をするように心がけましょう。

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